Автоматизация документооборота

15 Август, Пятница, 2008

Система документооборота является неотъемлемой частью технологического процесса любого предприятия. Собственно говоря, она становится в основе самой технологии. Любое изменение в этой системе непосредственно отражается на результатах деятельности предприятий в не зависимости от их структуры и назначения. Грамотно не развивая и не вкладывая средства в систему документооборота, предприятия рискуют снизить свою рентабельность и конкурентоспособность на рынке.

Западные и отечественные традиции документооборота кардинально отличаются друг от друга. Если в иностранных системах принято учитывать только проведённые документы, то российская система документооборота исторически приемлет учёт всех документов не зависимо, исполнены они или нет. Компания «Электронные офисные системы» учитывает все нюансы отличия отечественного и западного документооборота в своей системе «Дело». Эта компания разработала собственные и использует наиболее продвинутые западные технологии для автоматизации документооборота с поправкой на отечественную традиционную культуру управления. В основе разработок не лежит архив документов, как это делается на западе, а используется принцип полного контроля каждого документа. Как только документ появляется в организации, он сразу должен быть учтён – так исторически принято, и компания «Электронные офисные системы» перенимает данный принцип.

Главной задачей автоматизации документооборота является не перенос функций традиционной системы в электронный вид, это задача достаточно проста, не требует больших затрат и с лёгкостью выполняется, а введение в систему новых функций, которые становятся возможным благодаря современному уровню электронного программирования. К таким функциям относятся: поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их создания и редактирования, сканирования и печати, приема и отправки, хранения и поиска; распространение технологий документооборота, отработанных для проходящих через канцелярию или секретариат организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и т. п.), на более широкий круг документов (в идеале - на все документы организации). Каждый вид документа должен иметь свою структуру и набор реквизитов (например, доверенность должна включать предприятие, сотрудника, контрагента, юридические реквизиты и т.п.). Для работы в организациях система должна иметь возможность синхронизации, как полной, так и частичной. Традиционный документооборот связывает отдельные офисы только перепиской и отдельными обменами документов. Возможность полной синхронизации данных на основе одной базы, открывает новые перспективы перед организациями. Каждый документ должен иметь свой неповторимый код в независимости от его назначения и важности. Обмен данными может осуществляться с помощью веб-технологий, либо через прямые локальные сети. Информация в целях безопасности должна быть защищена. Используются электронные подписи, шифрование и многое другое, что зависит лишь от уровня важности и конфиденциальности хранимой информации. Подход полной синхронизации открывает возможность единого документального пространства и сквозного контроля над прохождением и исполнением документов.

Выделяют два основных направления выбора автоматизации системы документооборота. Первый - это индивидуальный, когда в определённое предприятие поставляют специально составленное программное обеспечение, которое включает в себя всё необходимое и исключает всё не нужное, для работы в имеющейся сфере. Другими словами, офис заказывает оригинальный товар, конкретно подходящий для пользования в данных условиях. Второй – это тиражируемый и распространенный вариант. Программное обеспечение разрабатывается в более универсальной форме. Выбор индивидуальной автоматизации в последнее время является всё более и более дорогостоящим, причём расходы ударяют по финансовому балансу не только при заказе, но и в процессе эксплуатации электронной системы документооборота. Это вызвано тем, что обслуживание также несёт в себе индивидуальный подход. Своевременное обновление, исправление ошибок и обучение основам использования программ и алгоритмов, требует специального обучения персонала поставщика программного обеспечения и специальной разработки соответствующего товара, другими словами товары и услуги необходимые приобретать для автоматизации документооборота имеют завышенную стоимость. Другая ситуация с публичными и растиражированными программами. Несмотря на менее узко специализированное назначение, второй вариант более рентабелен и обладает завидной выгодой. Также публичные программы более легко поддаются анализу их использования в предприятиях нужного заказчику типа.

Система документооборота старого бумажного типа управляется специальными работниками, которые целенаправленно обучаются и повышают свою квалификацию, с целью большей продуктивности. С введением электронных систем в документооборот вся данная структура совершенно переворачивается. Появляется возможность любому из членов организации участвовать в документообороте. Также появляется возможность составления определённых алгоритмов, для решения самых сложных задач, которые в традиционных системах требуют капитального подхода и больших затрат. Анализ с использованием электронных систем переходит на революционно новый уровень - не нужно тратить лишние деньги и нанимать персонал для выведения и составления подробных отчётов и графиков. Теперь весь документооборот контролирует не специальный и в какой-то степени отстранённый от делопроизводства персонал, а сами так называемые управляющие. Каждый участник организации может переслать документ в любое нужное ему место. Облегчается связь между сотрудничающими предприятиями. С помощью электронных документов заверенных шифрами производится не только информативная связь, но и деловая работа.

Итак, что же нам даёт автоматизация документооборота? Прежде всего, это экономия: экономия на человеческом ресурсе и экономия времени. Синхронизация, стремящаяся в глобализацию всего производства. Новые возможности анализа. Унификация документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала. Контроль бухгалтерии приобретает тотальный характер.
Источник: http://cartage.ru/